Wanneer u beslist om een ERP te implementeren, kiest u beter de juiste partner. Een ERP-implementatie is immers zeer impactvol: het is de digitale versie van uw bedrijf. Het stroomlijnt alle processen. Wanneer er ergens een kink in de kabel zit, is dat nefast voor de efficiëntie van uw bedrijf. Ook de implementatie ervan kan u al de nodige kopzorgen bezorgen. Ga dus niet over één nacht ijs en kies de juiste partner. Hoe een ERP kiezen? Wij helpen u graag in deze bijdrage.

Hoe een ERP kiezen: eerste stap

Een eerste stap is zelf uw bedrijfsprocessen in kaart brengen. Van het maken van offertes tot het factureren, van bestelling tot verkoop, van prospect tot boekhoudkundige verwerking. De ERP die u zoekt, moet deze processen kunnen verwerken. Denk ook aan wat specifiek is voor uw bedrijf of uw sector. Een standaard ERP die geen maatwerk aanbiedt, kan hiervoor mogelijk maar niet noodzakelijk tekort schieten.

Overweeg ook welke richting u uit wil met uw bedrijf de komende jaren. Als u aan de vooravond staat van een internationale expansie of u overweegt een nieuwe sector te verkennen, dan moet uw ERP futureproof zijn. Gezien een ERP een mooie investering betekent, wilt u er toch even mee voort kunnen. Ook hier kan een ERP die wat goedkoper is maar geen maatwerk biedt, een valkuil zijn. De functionaliteiten kunnen u vandaag helpen, maar kunnen ze dat ook nog overmorgen? Zo nee, is dat een issue of niet?

Tot slot: een goede link tussen processen en uw ERP-systeem is dus belangrijk … maar ook de link met uw mensen moet er zijn. Gebruiksvriendelijkheid van een ERP is cruciaal. Moeten er 19 kliks gebeuren om een nieuwe klant in te voeren? Dan komt het niet snor. Een ERP kiezen zonder demo getest te hebben is absoluut af te raden. Een nieuwe ERP zal pas rendabel zijn voor uw bedrijf wanneer uw werknemers de oplossing optimaal willen inzetten.

Integratie

Gaat u voor een “all-in one” systeem of gaat u voor ERP-software die gemakkelijk integreert met andere pakketten of toepassingen? Het “all-in one” systeem komt allicht wat goedkoper uit, maar integreert doorgaans niet of beperkt met externe toepassingen.

Modulaire, open pakketten laten integratie met andere applicaties toe, zoals boekhoudpakketten, rapportage- en analysetools, CRM’s… Doorgaans gebeurt dit via API (application programming interface), waardoor software kan communiceren met andere software. Hoe vlot de integratie gaat, is belangrijke informatie, gezien de programmatie ervan maatwerk kan betekenen met navenante kosten.

Een ERP kiezen op basis van budget

Bij een investering in ERP-software spreken we doorgaans over een investering van meerdere duizenden euro’s. Belangrijk is om inzicht te krijgen hierin, zodat u de verschillende voorstellen kunt vergelijken. Eis volledige transparantie van uw aanbieder. De licentiekost (maandelijks abonnement) van partij A kan significant goedkoper zijn dan partij B, maar wat als de implementatie meer maatwerk vereist? Of wat als het verhelpen van bugs of het upgraden van de software telkens aangerekend wordt?

We zetten de belangrijkste prijsparameters op een rijtje:

• Licentiekost: de maandelijks prijs die u doorgaans per gebruiker betaalt voor het gebruik van de ERP-software. Zijn upgrades en software-onderhoud inbegrepen?
• Implementatiekost: dit houdt in de ERP kant en klaar maken om uw bedrijfsprocessen te beheren. Ook datamigratie van uw oude systeem naar de nieuwe ERP hoort hierbij. Hoe meer maatwerk, hoe duurder de implementatie.
• Support: wat is de kostprijs van support na oplevering? Wat is hierbij inbegrepen?
• Hardware: gezien er tegenwoordig een sterke trend is richting cloud (cfr. infra), is de kost van hardware (vb. investeren in performante servers) sterk verminderd.

Cloud of server

ERP-hosting in de cloud is dé nieuwe trend. Dit betekent heel eenvoudig dat de ERP-software niet op de bedrijfsserver(s) geïnstalleerd wordt, maar beschikbaar is via het internet. Men spreekt van “SAAS”, (“software as a service”): software die als online dienst aangeboden wordt en die toegankelijk is via webbrowsers als Chrome of Edge. Volgens Gartner zal binnen tien jaar de markt grootschalig gebruik gaan maken van een volledige ERP-oplossing in de cloud (nu: +/- 30%).

Het grote voordeel van cloud is de snelle installatie en de flexibiliteit ervan. Ook moet niet geïnvesteerd worden in hardware en is er geen zorg rond het updaten & upgraden van de ERP-software. Ook veiligheid is dan de verantwoordelijkheid van de leverancier.

Timing

Welke timing stelt uw leverancier voorop? Heeft hij voldoende ervaring en knowhow om dit voor elkaar te krijgen? Hebt u intern mensen die de kar willen trekken? Ook hier mag u niet licht over gaan: een implementatie vereist een grondige aanpak en planning.

Een correcte timing / planning voorop stellen is quasi onmogelijk zonder een rigoureuze analyse van de bedrijfsprocessen. Dit kan een kost met zich meebrengen, maar anders is het een stukje blind rijden en kunnen en cours de route onverwachte hindernissen opduiken. Voorzie ook voldoende evaluatiemomenten om te zien of de planning van de implementatie gehaald wordt. Zo kunt u indien mogelijk bijsturen.

Tip

Hoe een ERP kiezen? Enkele websites willen u hier graag bij helpen, zoals https://www.mijnerpkiezen.be. Dergelijke websites bieden heel wat informatie gratis aan. Net als Facebook bestaat gratis niet, maar bent u als bedrijf op zoek naar een ERP hetgeen door hen “verkocht” wordt. Hun verdienmodel bestaat eruit ERP-aanbieders te laten betalen om een offerte te mogen uitbrengen naar prospecten die zich registreren via de info die ze aanbieden. Hiervoor bieden ze gratis, zeer interessant leesvoer aan. Een mooi naslagwerk.

Benieuwd hoe wij vanuit OnniTI werken? Kunnen wij u helpen met een ERP te kiezen? Aarzel dan niet ons te contacteren.