ERP implementatieDe implementatie van of de migratie naar een nieuwe ERP-omgeving is iets om grondig aan te pakken. Door zijn impact op de processen kan een ERP de vlotte werking van een bedrijf danig in de war brengen. Daarnaast kunnen medewerkers hierdoor gefrustreerd raken, wat ook allesbehalve bevorderlijk werkt.

We zetten enkele tips op een rijtje voor een geslaagde ERP-implementatie met tips om de gebruikelijke valkuilen te vermijden.

Tip 1: voorbereiding

Belangrijk is a priori om als bedrijfsleider zelf heel goed de processen te kunnen schetsen van uw bedrijf. Een ERP gaat die immers automatiseren. Denk erover na en schrijf ze uit. Hoe werken de commerciële teams? Hoe worden verkopen doorgegeven binnen het bedrijf om verder op te volgen? Hoe verloopt de facturatie? Wat is het aankoopproces? Wat is er belangrijk op vlak van stockbeheer? Hoe is dit gelinkt aan de productie?

Denk ook na wat voor u de non negotiables zijn. Hebt u processen of werkwijzes die zeer specifiek zijn voor uw bedrijf of uw sector? Bent u bereid deze te laten vallen omdat deze niet voorzien zijn in een “standaardpakket” of wilt u dit op maat gerealiseerd zien? Breng ook dit in kaart.

Bepaal ook het budget dat u kunt of wilt spenderen. Twee tips:

  • Een ERP is altijd een investering. Anderzijds zal het de efficiëntie van uw bedrijf verhogen en op die manier zichzelf een stuk terugbetalen. Dit is de afweging die u moet maken.
  • Wanneer de financials van uw bedrijf het toelaten, zijn banken in principe bereid uw investering in ERP te financieren. De standaard looptijd is 3 jaar in lijn met het normale afschrijfritme. Dit helpt u de kost te spreiden, gezien de return on investment geleidelijk komt.

Tip 2: een partner kiezen

U kunt zelf het heft in handen nemen en via bevriende bedrijfsleiders, mond aan mond-reclame of Google een aantal ERP-leveranciers zoeken. Alternatief is dat u een tender in de markt gooit via gespecialiseerde websites zoals bijvoorbeeld ERP Wijzer. Hun verdienmodel is uw lead te verkopen aan geïnteresseerde ERP-softwarebedrijven. Hoe dan ook: neem uw tijd om verschillende bedrijven – wij adviseren een tiental – te ontvangen en uw project voor te stellen. Vraag een demo, vraag referenties en een “richtbudget”. Dekt hun vlag uw lading? Doel is finaal een top 2 of top 3 te weerhouden met wie u dan de oefening ten gronde maakt.

De criteria om uw partner te kiezen hebben we reeds beschreven in een vorige blogbijdrage.

Tip 3: interne trekker

Belangrijk bij de implementatie van een ERP is dat er binnen het bedrijf iemand aangeduid wordt als “trekker van het project”, een projectleider zeg maar. Bij voorkeur iemand met wat ervaring die de processen van het bedrijf goed kent en weet wat de aandachtspunten zijn. Uw ERP-partner zal regelmatig vragen stellen, verduidelijking willen bij bepaalde processen of zaken, de oude data moeten aangeleverd worden en geïmporteerd worden… dan is adequate feedback cruciaal.

Wanneer de samenwerking met uw projectleider niet vlot loopt of wanneer deze er niet genoeg tijd voor kan vrij maken, kan dit impact hebben op de kwaliteit of vertraging veroorzaken.

Tip 4: testen, testen, testen…

De “interne trekker” is ook diegene die in eerste instantie zal instaan voor het testen van de nieuwe ERP-software en voor het detecteren van eventuele kinderziektes. Dit is een werk dat grondig moet gebeuren. Bij een systeem dat slechts voor 90% goed staat maar toch al geïmplementeerd wordt, zullen de bugs tot irritatie leiden van de gebruikers. We willen uiteraard niet dat het kind met het badwater weggegooid wordt. Voor lancering is het ook aan te raden dat één gebruiker uit elke “divisie” (sales, aankoop, boekhouding, stock…) eveneens de nodige testen uitvoert. Loopt dit goed? Dan zijn we bijna klaar voor de implementatie.

Tip 5: communicatie

Een nieuwe ERP in een bedrijf is een belangrijke verandering. “Change management” is dan ook belangrijk. Cruciaal hierin is de communicatie door de bedrijfsleiding of het management naar de medewerkers. Zij moeten de toegevoegde waarde laten inzien van de nieuwe software, i.e. het belang van de automatisatie van de processen. Op die manier zorg je ervoor dat de verandering breed gedragen wordt binnen het bedrijf en dat iedereen – ondanks mogelijke kinderziektes – het nieuwe systeem volop alle slaagkansen geeft. De weg zal wat hindernissen geven, nieuwe zaken aanleveren vereist een leercurve … maar wanneer we onderweg het positieve einddoel voor ogen houden (én dat regelmatig herhalen), is de kans op interne tegenstand kleiner.

Tip 6: opleiding

Last but not least: opleiding. Niet iedereen heeft dezelfde skills om met digitaliteit en software om te gaan. En zelfs vlotte gebruikers hebben nood aan opleiding. Voorzie hiervoor voldoende tijd en check dat dit ook meegenomen is in de offerte. Onnodig om zeggen dat onvoldoende opgeleide gebruikers de toegevoegde waarde van het ERP-pakket niet gaan inzien, maar het eerder een last vinden. Vermijd dit en voorzie ook na de opleiding een coach – voorbeeld de projectleider – die beschikbaar is voor uw team.

Nog vragen? Aarzel dan niet ons te contacteren!

 

Deel dit bericht

Laat een reactie achter